Octubre llega y con él la urgencia silenciosa de una fecha que todos saben que se acerca pero pocos planean a tiempo: los regalos corporativos de navidad. Cada año, en Incoprom, atendemos dos tipos de clientes en el último trimestre: los que llaman en octubre con tiempo y tranquilidad para elegir bien, y los que llaman en noviembre con urgencia y presupuesto ya comprometido.

Esta checklist es para que seas del primer grupo. Está ordenada por secuencia lógica — sigue los pasos en orden y cuando llegue diciembre, tus regalos ya estarán entregados.

Fase 1: Planificación (Semanas 1-2 de octubre)

Define el presupuesto total antes de elegir artículos

El error más frecuente es elegir el artículo primero y luego descubrir que no cabe en el presupuesto. Empieza al revés: define cuánto tienes en total (o cuánto por persona) y a partir de ahí explora opciones. Recuerda que el presupuesto debe incluir: costo de artículos + costo de diseño/arte + costo de empaque + costo de envío a cada ciudad.

Segmenta a tus destinatarios

No todos los destinatarios merecen el mismo regalo — no porque algunos sean "más importantes", sino porque el contexto y la relación son diferentes. Define al menos dos grupos: colaboradores (por categoría de cargo) y clientes (VIP / activos / prospectos).

Define el mensaje o tema de tus regalos este año

Los mejores regalos corporativos de navidad tienen un hilo narrativo: "este año fuimos sostenibles" (kit eco), "este año celebramos el equipo" (kit con foto grupal impresa), "este año agradecemos tu confianza" (kit gourmet premium). Ese mensaje guía la selección de artículos, el empaque y la tarjeta.

Haz el conteo definitivo de destinatarios por categoría

Nada es más frustrante que confirmar un pedido de 200 kits y descubrir que son 218 personas. Haz el conteo definitivo incluyendo colaboradores nuevos que ingresan en noviembre y clientes que se agregaron en el segundo semestre.

Fase 2: Selección y cotización (Semanas 3-4 de octubre)

Pide cotización con al menos 3 opciones de artículo

No te quedes con la primera opción. Pide cotización de al menos 3 artículos o combinaciones diferentes para poder comparar costo-impacto.

Define el empaque antes de calcular el costo total

El empaque puede representar el 15%-30% del costo total del kit. Una bolsa kraft básica vs. una caja rígida litografiada puede hacer la diferencia de $8.000-20.000 COP por persona. Decide el nivel de empaque desde el principio para que el presupuesto sea real.

Solicita muestra digital de todos los artículos con tu logo

Antes de aprobar cualquier pedido, exige ver cómo queda tu logo sobre el artículo en una muestra digital. Verifica: proporciones del logo, colores, posición.

Para pedidos de más de 150 unidades: solicita muestra física

Una muestra digital no reemplaza la muestra física. Para pedidos medianos o grandes, el costo de una muestra previa es mínimo comparado con el costo de tener 200 artículos con un error.

Verifica los tiempos de entrega y define la fecha límite de tu pedido

Pregunta a tu proveedor: ¿cuántos días hábiles tarda la producción? ¿Cuántos días el despacho a mi ciudad? ¿Cuál es la fecha límite para confirmar el pedido y garantizar entrega antes del 15 de diciembre?

Fase 3: Confirmación y producción (Primera semana de noviembre)

Confirma el pedido con anticipo antes del 7 de noviembre

Para garantizar entrega antes del 15-20 de diciembre, el pedido debe confirmarse con anticipo (generalmente 50%) antes de la primera semana de noviembre. Los cupos de producción en noviembre se llenan muy rápido.

Envía el logo en formato vectorial al confirmar el pedido

Formato AI, EPS o PDF editable. Si tienes dudas sobre qué archivo es el correcto, envía todos los archivos de logo que tengas y el equipo de diseño de Incoprom identifica el vectorial.

Aprueba la muestra digital en máximo 48 horas

Cuando el equipo de diseño te envíe la muestra digital del logo sobre el artículo, aprueba o solicita ajustes en máximo 48 horas. Cada día de demora en esta etapa es un día menos de producción.

Confirma las direcciones de entrega de todos los destinatarios

Si el pedido se entrega a varias ciudades o a domicilios individuales, recopila todas las direcciones con anticipación.

Fase 4: Recepción y entrega (Noviembre–Diciembre)

Verifica el lote completo al recibirlo (foto antes de despachar)

Antes de que el proveedor despache, pide foto del lote completo empacado. Revisa: cantidad, calidad del empaque, apariencia general del artículo. En Incoprom enviamos foto del lote antes de despachar en todos los pedidos.

Coordina la entrega interna

Si los regalos se entregan en un evento de fin de año o en la oficina, coordina con anticipación: quién los recibe, dónde se almacenan, cómo se distribuyen.

Incluye la tarjeta o mensaje personalizado en cada kit

La tarjeta es el elemento más personal del kit y el que más se recuerda. No la dejes como algo secundario. Si es posible, incluye el nombre del destinatario y un mensaje firmado por alguien real.

Documenta el proceso para el año siguiente

Una vez terminada la entrega, escribe tres cosas: qué salió bien (para repetirlo), qué salió mal (para no repetirlo) y cuándo deberías empezar el año siguiente.

Fechas clave del proceso de navidad 2026

  • 15 de octubre: fecha ideal para definir presupuesto, destinatarios y solicitar primeras cotizaciones.
  • 31 de octubre: fecha límite para confirmar pedidos que quieran muestra física previa.
  • 7 de noviembre: fecha límite para confirmar pedidos con entrega garantizada antes del 15 de diciembre.
  • 14 de noviembre: fecha límite para pedidos urgentes con recargo (entrega antes del 20 de diciembre).
  • 15 de diciembre: fecha de cierre de producción Incoprom para entregas en navidad 2026.